Via de programmabegroting stelt de gemeenteraad de financiële kaders vast waarbinnen het college en de ambtelijke organisatie de beoogde maatschappelijke effecten dienen te realiseren. Daarbij moet aan de geldende regelgeving worden voldaan. De middelen moeten rechtmatig en ook doelmatig worden ingezet. Dit is een taak van bestuur en management. Om dit waar te maken moet niet alleen de bedrijfsvoering op orde zijn, maar moet ook actief worden ingespeeld op inhoudelijke ontwikkelingen en de dynamiek van de omgeving.

Een begrotingsparagraaf Bedrijfsvoering is door het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) verplicht gesteld. (De toelichting stelt: “Bedrijfsvoering is heden ten dage (…) meer en meer van belang voor het verwezenlijken van de programma’s en in verband daarmee voor een rechtmatig, doelmatig en doeltreffend beheer en beleid. (…). De bedrijfsvoeringsparagraaf dient inzicht te geven in de stand van zaken en de beleidsvoornemens omtrent de bedrijfsvoering.“)

De bedrijfsvoering is van belang voor het verwezenlijken van de programma’s en voor een rechtmatig, doelmatig en doeltreffend financieel beheer en beleid. In het bijzonder zijn de volgende elementen van belang:

• planning en control (rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid, ontwikkeling van de P&C-cyclus en controle op gemeenschappelijke regelingen);
• organisatieontwikkeling (organisatieperspectief, sturen op kwaliteit, risicomanagement en (personeels)kosten);
• privacy en informatiebeveiliging.

1. Planning en control

Rechtmatigheid

Rechtmatigheid is een vast onderdeel in de bedrijfsvoering. De rechtmatigheidsaspecten monitoren we door audits en verbijzonderde interne controles (VIC’s). Een VIC behelst een controle op de opzet, bestaan en werking van de interne controle (IC) die medewerkers zelf uitvoeren als onderdeel van hun reguliere werkprocessen. Het doel is het tijdig opsporen en corrigeren van onvolkomenheden in de uitvoering van processen en deze vervolgens te verbeteren. Hierdoor levert de VIC een bijdrage aan de interne beheersing van bedrijfsprocessen en staat ten dienste aan het management en het college. Voor de accountant is de kwaliteit van (V)IC bepalend voor de noodzakelijke breedte en diepgang van de accountantscontrole. De jaarlijkse interim controle van de accountant is veelal gericht op de kwaliteit van de administratieve organisatie (AO) en de (V)IC’s. De gemeenteraad kan voor de jaarrekeningcontrole aandachtspunten meegeven aan de accountant. Deze aandachtspunten worden ook betrokken bij de uitvoering van de VIC’s.

Vanaf 2022 moet het college een rechtmatigheidsverantwoording opnemen over het verslagjaar 2021 in de jaarrekening. Hiermee wordt verantwoording afgelegd over de naleving van de regels die relevant zijn voor het financiële handelen van de gemeente. Het college in plaats van de accountant legt ‘verantwoording’ af aan de gemeenteraad als belangrijkste orgaan van toezicht en niet meer uitsluitend aan de provincie Zuid-Holland en/of Ministeries. De rechtmatigheidsverantwoording wordt toegevoegd aan de reeds bestaande horizontale verantwoordingen. De accountant geeft de getrouwheidsverklaring af bij de rechtmatigheidsverantwoording, daarmee doet de accountant een uitspraak over de juistheid en volledigheid van de rechtmatigheidsverantwoording. De gemeenteraad spreekt met het college over de bevindingen.

De implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording volgt een aantal fases. In fase 1 is onder andere de rechtmatigheidsscan uitgevoerd en een projectplan opgesteld. De uitkomst van fase 2 (in het jaar 2020) is een duidelijke visie en een toereikend normenkader voor het boekjaar 2021. Fase 3, in 2021, wordt gebruikt als proefjaar voor het opstellen van de eerste rechtmatigheidsverantwoording over het boekjaar 2020 met bijbehorend onderbouwend verantwoordingsdossier. Fase 4 is in het voorjaar van 2022 wanneer het college voor het eerst een rechtmatigheidsverantwoording dient af te geven over boekjaar 2021.

Doelmatigheid en doeltreffendheid

Op grond van artikel 213a uit de Gemeentewet dient het college ieder jaar een doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoek uit te voeren naar het door hem gevoerde bestuur. Op grond van de ‘Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Pijnacker-Nootdorp 2004’ worden periodiek 213a-onderzoeken gedaan naar "de mate waarin de gewenste prestaties worden gerealiseerd met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen" (doelmatigheid) en "de mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald" (doeltreffendheid). Het college bepaalt het onderzoeksonderwerp dat ter kennisname aan de raad wordt voorgelegd. Door middel van bestuurs- en managementrapportages wordt de opvolging van aanbevelingen uit doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoeken bewaakt.

Continue verbetering P&C-documenten

Middels de P&C-producten koppelen wij de ambities van de gemeente aan financiën en wordt tevens de relatie gelegd tussen de beoogde effecten en de geplande activiteiten. Het is aan de raad om te bepalen welke prestaties op de verschillende beleidsvelden nagestreefd worden. Om inzicht te verschaffen in de effectiviteit maken wij gebruik van effectindicatoren en normen die wij middels beleid en interventies kunnen beïnvloeden. Uiteraard sluiten wij ook aan bij de uniforme en verplichte indeling in taakvelden en de verplichte basisset van beleidsindicatoren uit het BBV. Deze zijn opgenomen in de diverse programma’s en voornamelijk gebaseerd op landelijk beschikbare en gecontroleerde bronnen. In 2020 zijn de P&C-producten inhoudelijk gedeeltelijk vernieuwd. Zo zijn de Kadernota en de Begroting toekomstgerichter, focust de Najaarsnota zich op dat wat we ons hadden voorgenomen en toch anders loopt en legt het college verantwoording af in de Jaarstukken. In 2021 gaan wij hier mee verder en worden aanpassingen gedaan waar nodig ter voorbereiding op de rechtmatigheidsverantwoording.

Controle op gemeenschappelijke regelingen

Voorafgaand aan een nieuwe begrotingscyclus sturen de colleges van de voormalige Haaglandengemeenten een brief aan zeven gemeenschappelijke regelingen. De brief bevat een aantal (financiële) kaders en afspraken. Doel is om daarmee meer lijn aan te brengen in de te hanteren financiële kaders voor de nieuwe begroting en meerjarencijfers van de gemeenschappelijke regelingen. De kaderbrief voor de begroting 2021 is de zesde op rij. Inmiddels keren een aantal 'vaste' onderwerpen jaarlijks terug, waaronder aandacht voor de tijdige inzending van stukken, de wijze van omgaan met tekorten of overschotten, het indexeringspercentage en de hoogte van het weerstandsvermogen en -ratio.

Voor gemeenteraden vormt de kaderbrief een basis voor de inhoud van de jaarlijkse zienswijze. De inspanning blijft erop gericht om met één afgestemde zienswijze per GR te komen, in plaats van een zienswijze door elke deelnemende gemeenteraad. Voordelen hiervan zijn efficiency- en effectiviteitswinst en een grotere kans dat de (gedeelde) zienswijze leidt tot aanpassing van de begroting. Uiteraard blijft hierbij de mogelijkheid bestaan voor iedere gemeente om specifieke aandachtspunten mee te geven (zie de Paragraaf Verbonden Partijen voor meer informatie over specifieke gemeenschappelijke regelingen).

2. Organisatieontwikkeling

Organisatieperspectief

De samenleving verandert en het krachtenveld waarbinnen gemeentelijke medewerkers opereren is complexer geworden. Technologische innovaties volgen elkaar in een steeds hoger tempo op en de maatschappelijke eisen die aan de overheid worden gesteld veranderen. Inwoners, organisaties en bedrijven zijn goed geïnformeerd, kritisch en willen meedenken met ruimte voor eigen initiatieven. Onze inwoners verwachten service op een steeds hoger niveau. Daardoor is verandering een continue factor geworden. Dat vraagt aanpassingen van onze organisatie en biedt kansen om ons werk slimmer, sneller en met meer vrijheid en zelfstandigheid te doen. Het vertrekpunt daarbij blijft dat de organisatie erop is ingericht een excellente dienstverlener en partner te zijn, dat de organisatie en werkprocessen worden ingericht op vraagpatronen van gedefinieerde klantgroepen.

We streven er als organisatie naar klantgericht en betrouwbaar te zijn, om continu te verbeteren en vernieuwen. Pijnacker-Nootdorp heeft zich de afgelopen jaren ontwikkeld tot een koersvaste en stabiele organisatie met een aantal sterke punten: een heldere toekomstvisie die met de samenleving is geconcretiseerd voor het ruimtelijke, sociale en economische domein, goede interne beheersing, solide financiële huishouding, kwalitatief hoogwaardige dienstverlening in het KCC, snelle service bij meldingen over de openbare ruimte, een gezond grondbedrijf en een eigentijds HRM-beleid.

Contourennota 2016-2020

In 2016 is met de ‘Contourennota 2016-2020, Veelzijdige vernieuwing’ een stap gezet in de ontwikkeling van onze klantgerichte organisatie. Vanwege de onzekerheid die de COVID-19 pandemie brengt wordt de looptijd van deze nota tot en met 2021 verlengd. Zodoende blijft dit de richtinggevende agenda voor de ontwikkeling van de organisatie. Bedrijfsvoering en organisatieontwikkeling zijn continue processen waarbij vijf uitgangspunten leidend zijn in de doorontwikkeling tot:

• de vraaggerichte organisatie;
• de innovatieve organisatie;
• de samenwerkende (netwerk)organisatie;
• de professionele organisatie;
• de datagedreven organisatie.

Deze vijf uitgangspunten werken door in een agenda met vijftien ontwikkelperspectieven. Om de uitvoering te borgen en te monitoren worden de acties verankerd in het Bedrijfsplan 2021.

Sturen op kwaliteit

Kwaliteit staat voor de mate waarin onze organisatie voldoet aan de eisen en verwachtingen van inwoners, organisaties, bedrijven en andere betrokkenen. Systematische kwaliteitszorg is onderdeel van onze bedrijfsvoering.

We stimuleren het zelfverbeterend en zelfcontrolerend vermogen van de organisatie met behulp van het INK managementmodel (Instituut Nederlandse Kwaliteit) en een PDCA-cyclus: Plan, Do, Check, Act. Het INK-model biedt overzicht op en samenhang tussen de verschillende elementen van de bedrijfsvoering, zoals management van processen, middelen en investeringen in medewerkers. Bovendien legt het de relatie met de resultaten voor verschillende klantgroepen. We zetten het INK- model op een structurele en integrale manier in. Om te bepalen waar we in het licht van kwaliteit staan, voeren we periodiek INK-positiebepalingen, medewerkerstevredenheidonderzoeken en klanttevredenheidsonderzoeken uit. Deze instrumenten geven input voor verbeterplannen en -acties van de afdelingen.

Speciale aandacht gaat uit naar procesmanagement. We optimaliseren werkprocessen en leggen deze uniform vast zodat deze accuraat zijn en voldoen aan de gestelde kwaliteitseisen. Via de eerder genoemde audits, VIC’s en 213a- onderzoeken wordt beoordeeld of in overeenstemming met de eisen is gehandeld. Ook deze cyclus draagt bij aan ons zelflerend en zelfcorrigerend vermogen en daarmee aan de rechtmatigheidsverantwoording.

Sturen op risico’s

Om de risico’s van de gemeente Pijnacker-Nootdorp in kaart te brengen is per afdeling op systematische wijze een risicoprofiel opgesteld. Met behulp van risico-software wordt dit risicoprofiel tweemaal per jaar geactualiseerd en opgenomen in de begroting en jaarrekening. In de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing wordt hierbij de relatie gelegd tussen de verwachte risico’s en de beschikbare weerstandscapaciteit. Ook in 2021 wordt actief en gericht gestuurd op risicobeheersing bij de grondexploitaties, de decentralisatiebudgetten (in het bijzonder voor de jeugdhulp) en inkoop.

In de gemeente gaan wij uit van integraal risicomanagement. Kenmerkend hiervoor is dat het geïntegreerd is in de gehele organisatie, dat het continu en proactief plaatsvindt en het een breed aandachtsgebied omvat. Voor het laten slagen van risicomanagement is verankering op alle niveaus van de organisatie essentieel. Daarom willen wij risicomanagement verder door ontwikkelen.Dit betekent dat in het laatste kwartaal van 2020 overkoepelend risicobeleid is opgesteld. Na het vaststellen van het beleid zullen in 2021 een aantal ontwikkelsporen worden uitgezet. Deze omvatten onder andere risicostrategie en -analyse, monitoring en informatievoorziening, maar ook risicocultuur en -bewustzijn.

Vanuit het BBV is met ingang van de begroting 2016 een aantal financiële kengetallen verplicht gesteld. Deze kengetallen geven onder andere inzicht in de mate waarin we over voldoende financiële ruimte beschikken om structurele en incidentele lasten te kunnen dekken en maken het daarmee mogelijk om te sturen op financiële risico’s. Zie hiervoor de Paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing.

Sturen op efficiency

Voor het realiseren van onze ambities is een efficiënte en effectieve organisatie nodig. De relatieve omvang van onze organisatie, afgezet tegen het aantal inwoners, daalde enige jaren: van 9,2 formatieplaatsen per 1.000 inwoners in 2003 naar 5,6 in 2016. Deze daling was te verklaren uit de combinatie van een toename van het aantal inwoners, het verbeteren van werkprocessen, bezuinigingen (met name na 2011) en andere efficiencymaatregelen. In 2018 bedroeg dit 5,84 formatieplaatsen per 1.000 inwoners, gebaseerd op het inwonersaantal in mei 2018. De afgelopen jaren is er een stijging geweest op het gebied van woningbouw ontwikkeling en daarnaast heeft de gemeente meer taken gekregen op het gebied van het Sociaal Domein.

In 2019 heeft de gemeente een formatie van 351,46 fte op 54.820 inwoners (bron: CBS, bevolking 1 mei 2019). Daarmee zit de gemeente met 6,41 fte per 1.000 inwoners onder het landelijk gemiddelde (8,6 fte per 1.000 inwoners). Dat de gemeente al langer onder het landelijk gemiddelde zit blijkt ook uit benchmarkonderzoek (Personeelsmonitor 2019, A&O fonds Gemeenten). In absolute zin zien we schommelingen in onze formatie. Onze formatie is in de periode 2012 tot en met 2014 met bijna 27 fte afgenomen. Vanaf 2015 groeit de formatie weer. In 2019 is de formatie met 30,13 fte gestegen. Ruim de helft van deze stijging is het gevolg van het in dienst nemen van de jeugd- en gezinsprofessionals in het Sociaal Domein.

Het percentage externe inhuur in onze organisatie was eind 2019 18,8% van de totale loonsom. Deze kosten zijn voornamelijk te verklaren door de intensivering van de bouwactiviteiten en het aantal openstaande vacatures. We streven ernaar de inhuur zo laag mogelijk te houden.

Sturen op een organisatie die continu verbetert en vernieuwt

Om adequaat in te spelen op de netwerksamenleving en -samenwerking, nieuwe taken, aanpassing van wet- en regelgeving, veranderde eisen van inwoners en ondernemers en andere ontwikkelingen is maximale wendbaarheid, flexibiliteit en mobiliteit nodig. Dit is eens te meer bevestigd door de COVID-19 pandemie. In het programma Anders werken zijn diverse projecten gebundeld die deze beweging voor ogen hebben. De meeste projecten onder het programma zijn inmiddels vergaand afgerond: de verbouwing van het gemeentekantoor is afgerond, het Sociaal intranet, Zaaksysteem en Office 365 zijn geïmplementeerd, de Klussenbank faciliteert medewerkers om zich qua werkzaamheden te verbreden of te verdiepen, intern worden jaarlijks trainingen projectmatig werken verzorgd en de opgeleide scrummasters begeleiden projecten. Dit zijn belangrijke stappen om de netwerkorganisatie te faciliteren, integraal te werken en de informatievoorziening te verbeteren. De aandacht verschuift nu naar het optimaal gebruik maken van de aangereikte middelen en naar de bredere gedragscomponent. Continu verbeteren en inspelen op een snel veranderende samenleving vraagt immers om brede betrokkenheid en daarbij passende competenties.

In ons streven naar een evenwichtige personeelsopbouw werven wij op functies waar dat qua gevraagde kennis en ervaring mogelijk is, gericht op jonge professionals. Ook beschikken we over een budget wat het mogelijk maakt om jaarlijks vijf trainees aan te nemen. Daarnaast is de regeling Generatiepact van kracht (looptijd tot 1 oktober 2021), die medewerkers van de gemeente Pijnacker-Nootdorp de mogelijkheid biedt vanaf 60 jaar (vrijwillig) minder te gaan werken. De gemeente compenseert een deel van de ingeleverde uren en de medewerker behoudt 100% pensioenopbouw.

Sturen op gezondheid

De gemeente als werkgever richt zich met gezondheidsmanagement op:

• gezondheid: we stimuleren gezond gedrag van onze medewerkers door onder andere het aanbieden van gezonde voeding in het bedrijfsrestaurant, voorlichting en het persoonlijk gezondheidsbudget;
• werk en werkomstandigheden: wij inventariseren en evalueren werkomstandigheden, houden werkplekonderzoeken en verzorgen weerbaarheidstrainingen in het kader van agressie en geweld. Regelmatig vinden organisatorische, ergonomische of technische verbeteringen plaats om (werk-) overbelasting terug te dringen;
• inzetbaarheid en re-integratie: wij hanteren een proactieve verzuimaanpak, gericht op gezondheid in plaats van ziekte en bieden laagdrempelige toegang tot arbeidskundige en arbotechnische zorg. Streven is om risico's vroegtijdig te herkennen en uitval te voorkomen;
• COVID-19: wij gaan uit van het scenario van een geleidelijke op- en doorstart in 2020. Zolang nodig zorgen wij voor aangepaste werkplekken, extra hygiënische maatregelen en werken wij thuis wanneer dit mogelijk en noodzakelijk is.

In 2019 bedroeg het ziekteverzuimpercentage 4,59%, een stijging ten opzichte van 2018 (4,01%) maar nog steeds lager dan de twee jaren daarvoor. Met ingang van 2018 werken we met een nieuw verzuimprotocol waarin verantwoordelijkheden van medewerker en leidinggevende staan. Zo wordt een medewerker bij vijf dagen achtereen verzuim of bij frequent verzuim (meer dan drie keer per jaar), standaard opgeroepen voor het spreekuur van de arbeidsdeskundige. Vanaf 1 januari 2020 zijn we gewisseld van arbodienstverlener. In plaats van een grote partij werken we nu met een bedrijfsarts en een arbeidsdeskundige die rechtstreeks aan ons verbonden zijn. Dit heeft een positief effect op de benaderbaarheid en de wacht- en doorlooptijden.

Sturen op kostenverdeling intern product en kostendekkendheid

Voor de kostprijsberekening en de berekening van kostendekkendheid van tarieven en leges wordt een bedrag voor intern product per productief uur berekend. Conform de nota Kostenverdeling 2012 wordt in de begroting een tarief per afdeling vastgesteld. Het totaal aan begrote kosten van het interne product wordt gedeeld door het aantal toegerekende productieve uren aan de externe producten (exploitatie), investeringen, voorzieningen en grondexploitaties. Ten behoeve van de bepaling van de kostendekkendheid dient het afdelingstarief te worden verhoogd met de overhead van € 36,74 per uur.

3. Privacy en informatieveiligheid

We zijn in onze organisatie steeds afhankelijker van de beschikbaarheid van betrouwbare informatie. Een steeds verdere digitalisering van de overheid stelt eisen aan de bescherming van gegevens in het algemeen en persoonsgegevens in het bijzonder. Bij veel van die informatie past vertrouwelijkheid met het oog op zorgvuldige besluitvorming en/of bescherming van de persoonlijke levenssfeer. De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) stelt de wettelijke kaders voor het verwerken van persoonsgegevens waaraan organisaties moeten voldoen om een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens te waarborgen. De AVG eist dat organisaties aantonen dat de juiste technische en organisatorische maatregelen worden getroffen opdat de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van betrokkenen gewaarborgd blijft. Hiertoe zijn de uitgangspunten van de gemeente vastgelegd in en wordt uitvoering gegeven aan het privacybeleid (vastgesteld in 2020) en het informatiebeveiligingsbeleid (vastgesteld in 2020). Het gaat onder andere om:

• het bijhouden van een accuraat verwerkingsregister;
• passende informatiebeveiliging;
• het uitvoeren van risicoanalyses;
• het toepassen van het privacy by design/default-principe;
• de meldplicht datalekken;
• bewustwording van privacy bij werknemers.

In ons informatiebeveiligingsbeleid wordt gewerkt naar de Baseline Informatiebeveiliging Overheid. Verder sluiten wij aan bij de gemeenschappelijke ontwikkeling van het informatiebeveiligingsbeleid door de Informatiebeveiligingsdienst (IBD) en de richtlijnen opgesteld door de IBD en het Nationaal Cyber Security Center. Wij hanteren het uitgangspunt dat het management risico-gebaseerd stuurt op het gebied van informatieveiligheid. Het gaat onder andere om:

• uitvoering geven aan ons informatieveiligheidsbeleid;
• het verder implementeren en uitvoeren van het Informatie Security Management Systeem waarmee informatie wordt verzameld ten behoeve van verplichte audits;
• het uitvoeren van de Eenduidige Normatiek Single Informatition Audit (ENSIA) voor de verticale verantwoording aan de Rijksoverheid.

Middels de P&C-cyclus wordt verantwoording afgelegd aan de gemeenteraad. Via de jaarstukken wordt gebundeld verantwoording afgelegd aan diverse ministeries over de informatiebeveiliging.